De acuerdo con un estudio elaborado por Wellington en el 2017, solo el 37% de los proyectos en el Reino Unido terminaron a tiempo (Wellingtone survey). Sería interesante conocer también resultados en Latinoamérica.
Recientemente recibí una pregunta de un cliente que me motivó a escribir este artículo. Quisiera exponer, desde mi criterio y experiencia, cinco razones por la que los proyectos de TI se extienden en el tiempo, causando estrés, desilusión, sobrecostos y sobretiempo, solo por mencionar algunas de las consecuencias.
Para el presente artículo nos concentraremos en cinco causas que hacen que esto suceda con frecuencia.
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Adaptabilidad.
“Si funciona no lo toque”; “siempre lo hemos hecho así”; “la regulación nos obliga a hacerlo de esa forma”. Estas son frases que se repiten constantemente en las áreas de ejecución de muchas organizaciones y pocas veces nos detenemos a pensar en las causas de hacerlo de esa forma y las consecuencias de cambiarlo.
Siempre creemos que adaptarnos a algo preconcebido será peor que hacerlo como lo estamos haciendo actualmente, esto conlleva incluso a no adaptarnos a mejores prácticas, implementadas por otras empresas a nivel mundial.
El grado de adaptabilidad que mi organización tenga para las funcionalidades preconcebidas será un elemento que agregará valor para que se pueda cumplir con lo planeado. Adicional, me gustaría cerrar este párrafo con la frase de Charles Darwin mundialmente conocida: “No es la
especie más fuerte ni la más inteligente ni la más rápida la que sobrevive, sino lo que mejor se adapta al cambio”.
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Rotación.
La alta rotación de personal siempre es un dolor de cabeza para las organizaciones, y ninguna organización está exenta a ella.
Incluso una rotación menor del 10% es considerada como aceptable o administrable, pero cuando hablamos de proyectos de TI, dependiendo del tamaño, un cambio en los líderes del proyecto o en los ejecutores siempre trae consigo múltiples problemas.
Por ejemplo, para el equipo tratar de explicar por qué se están haciendo las cosas de una forma conforme las decisiones del pasado es una sobrecarga importante. O bien girar el volante ante ausencias de los ejecutores siempre habrá sobre-trabajo. Asegúrese que si hay rotación la institucionalidad del proyecto está por encima de criterios particulares de las personas.
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Dinamismo.
En muchas organizaciones, al implementar proyectos de TI se tiene claro el triángulo de alcance-costo-tiempo y que se debe mantener como tal, pero ninguna de las tras variables se mueve en forma excluyente.
Cualquier cambio en uno de estos aspectos probablemente afectará los otros dos, pero existe un supuesto aún mayor y es que el dichoso triángulo de alcance-tiempo–costo está basado en requerimientos estáticos y las organizaciones son entes dinámicos.
Dicho lo anterior, es de esperar que el triángulo de fijo se va a mover, pero está en los involucrados administrar este dinamismo para que el proyecto no se salga de control.
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Automatización.
En muchas ocasiones, los involucrados en la ejecución de las tareas durante el entrenamiento no quedan satisfechos con el grado de automatización ofrecido por las herramientas.
En ocasiones incluso se está implementando una herramienta que en el papel es para hacer más eficiente y eficaz la organización, pero para el usuario significa más trabajo.
Por tanto, este buscará distintas formas para bloquear. Incluso en ocasiones los usuarios buscan la forma de aplicar el mínimo esfuerzo posible, aunque la organización como un todo se vea beneficiada, si el usuario no percibe un beneficio propio.
Prepárese para invertir tiempo en convencimiento; una buena técnica es consultar cómo lo hacen ahora. Por lo general la respuesta a esa pregunta desnuda la ineficiencia actual y aclara que el uso de las herramientas vendrá a mejorar los procesos.
Adicionalmente es importante poner límites al grado de automatización “en sistemas todo se puede”, pero a esta frase se acompaña de “cuánto cuesta”. A mayor nivel de automatización, mayor será el costo que la organización deba invertir.
Es muy importante en este ámbito analizar los requerimientos. En ocasiones solicitamos un grado de automatización altísimo para requerimientos de poco volumen. Es claro justificar si un registro debe llevarse a cabo miles de veces versus un registro que se debe realizar una vez al mes.
Al dimensionar esto en el levantamiento de requerimientos, la automatización esperada será completamente razonable. Otra buena herramienta por utilizar son las matrices de impacto-complejidad en los requerimientos
para determinar una adecuada priorización de los mismos.
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Compromiso.
Algunas personas consideran que el valor del tiempo es menor ante el valor del costo.
Es por eso que nos enfrascamos varios meses en definir con los equipos comerciales los proyectos llave en mano, pero cuando la ejecución inicia, los niveles de exigencia se incrementan y se asumen posiciones antagónicas para lograr que el proyectos salga al costo inicial, independiente de los cambios de requerimientos que se tengan o de los niveles de automatización que se solicitan aunque estos sean mayores a los originalmente acordados.
Las empresas proveedores terminan perdiendo el pulso para mantener el costo, lo que afecta, invariablemente, en el incremento del tiempo.
Es acá donde los proyectos se extienden, aunque el proveedor esté asumiendo los costos y el cliente el tiempo.
Otra variable que se debe enfatizar en este aspecto es que el éxito o fracaso de un proyecto no es responsabilidad del proveedor. Siempre habrá una responsabilidad compartida que cliente–proveedor deben asumir en conjunto.
Entonces, ¿qué tan comprometidas están las partes para sacar el proyecto en el alcance, tiempo y costo definidos desde el inicio?
Es claro que pueden existir muchas más causas y cada proyecto es diferente. Considero que apegarse a lo inicialmente acordado, siempre buscando los objetivos, es una buena fórmula, pero ser conscientes de que lo que no se logre ahora se puede mejorar en un futuro.
Recuerde que “la perfección es enemiga del pragmatismo”.
Para finalizar, un par de frases en que son muy válidas para aplicar en los proyectos en términos de adaptabilidad y logro de resultados: adaptémonos lo máximo posible y trabajemos para que las cosas sucedan.
Ing. Julio Alvarez
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